راهنمای کامل کار با سامانه جامع امور گمرکی (EPL) برای واردکنندگان و صادرکنندگان

سامانه جامع امور گمرکی (EPL) به‌عنوان یکی از مهم‌ترین زیرساخت‌های دیجیتالی گمرک ایران، نقش کلیدی در مدیریت فرآیندهای واردات و صادرات ایفا می‌کند. این سامانه با هدف حذف فرآیندهای کاغذی، کاهش بروکراسی و تسریع ترخیص کالا طراحی شده و امروز به نقطه اتصال اصلی بازرگانان، کارگزاران گمرکی و سازمان‌های دولتی تبدیل شده است. برای واردکنندگان و صادرکنندگان، تسلط بر استفاده صحیح از EPL نه‌تنها باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود، بلکه ریسک‌های حقوقی و عملیاتی تجارت را نیز به حداقل می‌رساند.

با راه‌اندازی EPL، بسیاری از مراحل سنتی گمرکی به‌صورت الکترونیکی انجام می‌شود؛ از ثبت اظهارنامه و کوتاژ گرفته تا پیگیری آنلاین وضعیت پرونده و پرداخت حقوق و عوارض گمرکی. این سامانه با اتصال به سامانه جامع تجارت (NTSW) و بانک مرکزی، فرآیند ثبت سفارش، تخصیص ارز و ترخیص کالا را یکپارچه کرده است. همین هماهنگی باعث شده که نقش EPL در شفاف‌سازی جریان کالا و ارز بسیار پررنگ باشد.

در این مقاله، یک راهنمای جامع برای واردکنندگان و صادرکنندگان ارائه می‌دهیم تا با تمامی بخش‌های سامانه EPL آشنا شوند: از نحوه ثبت‌نام و اظهار کالا تا کوتاژ، پیگیری، پرداخت‌ها، رفع خطاهای رایج و نکات حقوقی ثبت اطلاعات. هدف این است که تجار بتوانند با کمترین ریسک و بیشترین سرعت، فرآیندهای گمرکی خود را مدیریت کنند.

📌 سامانه جامع امور گمرکی (EPL) چیست و چه اهدافی دارد؟

سامانه جامع امور گمرکی (EPL) یک بستر الکترونیکی است که با هدف مدیریت هوشمند واردات و صادرات و جایگزینی فرآیندهای کاغذی طراحی شده است. این سامانه امکان ثبت و ارسال اظهارنامه، کوتاژ الکترونیکی، پیگیری پرونده و پرداخت عوارض گمرکی را به‌صورت آنلاین برای واردکنندگان و صادرکنندگان فراهم می‌کند.

اهداف اصلی راه‌اندازی EPL شامل افزایش سرعت ترخیص کالا، شفاف‌سازی فرآیندهای گمرکی، کاهش خطاهای انسانی و حذف بروکراسی سنتی است. این سامانه با اتصال مستقیم به سامانه جامع تجارت (NTSW)، بانک مرکزی و سایر نهادهای نظارتی، زنجیره کامل واردات و صادرات را به‌صورت یکپارچه مدیریت می‌کند.

برای بازرگانان، EPL به معنای مدیریت سریع‌تر پرونده‌ها، ردیابی آنلاین محموله‌ها و کاهش هزینه‌های گمرکی است. به همین دلیل، تسلط بر نحوه کار با این سامانه امروز یک مهارت ضروری برای هر واردکننده و صادرکننده محسوب می‌شود.

🛠️ نحوه ثبت‌نام و ایجاد حساب کاربری در سامانه EPL

اولین گام برای استفاده از سامانه جامع امور گمرکی، ثبت‌نام و ایجاد حساب کاربری است. این مرحله شامل احراز هویت و ورود اطلاعات دقیق بازرگان است که مبنای تمام مراحل بعدی قرار می‌گیرد.

✅ مراحل ثبت‌نام:

1. ورود به وب‌سایت رسمی سامانه EPL.

2. انتخاب گزینه ثبت‌نام به‌عنوان شخص حقیقی یا حقوقی.

3. تکمیل اطلاعات هویتی شامل کد ملی یا شناسه ملی شرکت.

4. ثبت شماره اقتصادی و اطلاعات کارت بازرگانی.

5. دریافت نام کاربری و رمز عبور پس از تأیید اطلاعات توسط گمرک.

💡 نکات حقوقی:

• تمامی اطلاعات واردشده باید دقیق و مطابق با اسناد رسمی باشد. مغایرت در این بخش می‌تواند باعث توقف پرونده یا رد ثبت سفارش شود.

• واردکنندگان و صادرکنندگان مسئولیت حقوقی کامل صحت اطلاعات ثبت‌شده را برعهده دارند.

• در صورت تغییر اطلاعات شرکت یا مدیرعامل، به‌روزرسانی سریع در سامانه الزامی است.

📌 کاربردهای سامانه جامع امور گمرکی (EPL) برای واردکنندگان و صادرکنندگان

سامانه EPL به‌عنوان مرکز مدیریت فرآیندهای گمرکی، امکانات متنوعی برای تجار و کارگزاران فراهم می‌کند. مهم‌ترین کاربردهای این سامانه شامل موارد زیر است:

✅ ثبت و ارسال اظهارنامه الکترونیکی: واردکنندگان و صادرکنندگان می‌توانند اظهارنامه‌های خود را به‌صورت آنلاین ثبت کرده و مدارک لازم را بارگذاری کنند. این ویژگی باعث حذف فرآیندهای کاغذی و تسریع ترخیص کالا می‌شود.

✅ کوتاژ الکترونیکی: سامانه EPL امکان شماره‌گذاری و کوتاژ پرونده‌ها را به‌صورت دیجیتال فراهم می‌کند. این فرآیند به کاهش خطاهای انسانی و افزایش سرعت رسیدگی کمک می‌کند.

✅ پیگیری و مدیریت پرونده: کاربران می‌توانند وضعیت پرونده گمرکی، نتایج ارزیابی، بدهی‌های مالی و زمان‌بندی ترخیص را به‌صورت آنلاین مشاهده کنند.

✅ پرداخت حقوق و عوارض گمرکی: امکان پرداخت آنلاین هزینه‌های گمرکی و دریافت رسید رسمی از دیگر قابلیت‌های این سامانه است.

💡 نکته: این امکانات باعث شده EPL به یک ابزار ضروری برای هر بازرگان تبدیل شود و مدیریت واردات و صادرات را به‌صورت هوشمند انجام دهد.

📑 آموزش ثبت اظهارنامه واردات و صادرات در سامانه EPL

ثبت اظهارنامه یکی از مهم‌ترین مراحل کار با سامانه EPL است. اظهارنامه شامل اطلاعات دقیق کالا، اسناد حمل و مدارک بازرگانی است که مبنای ارزیابی و ترخیص کالا قرار می‌گیرد.

✅ مراحل ثبت اظهارنامه:

1. ورود به حساب کاربری در سامانه EPL.

2. انتخاب گزینه ثبت اظهارنامه واردات یا صادرات.

3. تکمیل مشخصات کالا شامل کد تعرفه (HS Code)، وزن، ارزش و کشور مبدأ/مقصد.

4. بارگذاری اسناد حمل، فاکتور، لیست عدل‌بندی و مجوزهای لازم.

5. ارسال اظهارنامه و دریافت شماره کوتاژ برای ادامه فرآیند ارزیابی.

✅ هماهنگی با سامانه جامع تجارت (NTSW):
اطلاعات ثبت‌شده در EPL به‌طور خودکار با ثبت سفارش‌های NTSW تطبیق داده می‌شود. هرگونه مغایرت می‌تواند باعث توقف پرونده و تأخیر در ترخیص شود.

💡 نکته حقوقی: مسئولیت صحت اطلاعات اظهارشده به‌طور کامل بر عهده واردکننده یا صادرکننده است. درج اطلاعات نادرست می‌تواند منجر به جریمه گمرکی یا حتی توقیف کالا شود.

🔢 فرآیند کوتاژ و ارزیابی کالا در سامانه EPL

کوتاژ یکی از مراحل کلیدی در فرآیند ترخیص کالا است که به پرونده گمرکی شما یک شماره منحصر‌به‌فرد اختصاص می‌دهد و مبنای ارزیابی و پیگیری می‌شود. در سامانه EPL این فرآیند به‌صورت کاملاً الکترونیکی انجام می‌گیرد و همین موضوع باعث سرعت و شفافیت بیشتر در روند گمرکی شده است.

✅ مراحل کوتاژ الکترونیکی:

1. پس از ثبت اظهارنامه، سامانه به‌صورت خودکار شماره کوتاژ صادر می‌کند.

2. پرونده به بخش ارزیابی گمرک منتقل می‌شود.

3. کارشناسان گمرک مدارک و اطلاعات کالا را بررسی و در صورت لزوم درخواست مدارک تکمیلی می‌کنند.

✅ اهمیت کوتاژ:

• ایجاد شناسه یکتا برای هر پرونده گمرکی.

• امکان پیگیری آنلاین وضعیت پرونده در تمام مراحل.

• جلوگیری از تداخل و مغایرت بین اظهارنامه‌ها.

💡 نکته: صحت اطلاعات ثبت‌شده در مرحله اظهارنامه اهمیت زیادی دارد چون کوچک‌ترین خطا در این مرحله به کوتاژ اشتباه منجر شده و می‌تواند باعث توقف ترخیص شود.

💳 نحوه پیگیری و پرداخت‌ها در سامانه EPL

یکی از مزیت‌های سامانه EPL امکان مدیریت آنلاین پیگیری و پرداخت‌ها است. واردکنندگان و صادرکنندگان می‌توانند بدون مراجعه حضوری، وضعیت پرونده و بدهی‌های گمرکی خود را مشاهده و پرداخت‌ها را به‌صورت الکترونیکی انجام دهند.

✅ پیگیری پرونده:

• ورود به بخش «پیگیری اظهارنامه» و جستجوی پرونده با شماره کوتاژ.

• مشاهده وضعیت ارزیابی، کنترل اسناد و میزان حقوق و عوارض محاسبه‌شده.

✅ پرداخت حقوق و عوارض گمرکی:

• امکان پرداخت آنلاین از طریق درگاه بانکی سامانه.

• ثبت خودکار رسید پرداخت در پرونده برای ادامه فرآیند ترخیص.

💡 نکته: استفاده از پرداخت آنلاین باعث کاهش زمان و حذف مراجعات حضوری می‌شود و سرعت ترخیص کالا را بالا می‌برد. همچنین تمامی پرداخت‌ها به‌صورت رسمی ثبت می‌شوند که شفافیت مالی پرونده را تضمین می‌کند.

🔗 ارتباط سامانه EPL با سامانه جامع تجارت و بانک مرکزی

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های سامانه جامع امور گمرکی (EPL)، یکپارچگی آن با سامانه‌های کلیدی تجارت کشور است. این ارتباط باعث می‌شود کل فرآیند واردات و صادرات از ثبت سفارش تا ترخیص، شفاف و هماهنگ انجام شود.

✅ اتصال با سامانه جامع تجارت (NTSW):
اطلاعات ثبت سفارش واردکنندگان و صادرکنندگان در NTSW به‌صورت خودکار به EPL منتقل می‌شود. این هماهنگی باعث کاهش مغایرت اسناد و تسریع فرآیند ترخیص کالا می‌گردد.

✅ ارتباط با بانک مرکزی:
پرداخت‌های ارزی و تخصیص ارز واردات از طریق ارتباط EPL و سامانه‌های بانکی کنترل می‌شود. این سیستم مانع از ثبت سفارش‌های صوری و جریان‌های غیرشفاف ارزی می‌شود و امنیت مالی واردات را افزایش می‌دهد.

💡 نکته: هرگونه مغایرت بین اطلاعات EPL و سامانه جامع تجارت یا بانک مرکزی باعث توقف پرونده می‌شود، بنابراین دقت در ثبت اطلاعات اهمیت حیاتی دارد.

⚠️ خطاهای رایج سامانه EPL و روش رفع آن‌ها

با وجود مزایای EPL، کاربران ممکن است با خطاهای سیستمی یا مغایرت اطلاعات مواجه شوند. آشنایی با این خطاها و راه‌حل آن‌ها باعث می‌شود روند گمرکی سریع‌تر و بدون توقف انجام شود.

✅ خطاهای سیستمی:

• کندی یا قطع ارتباط سامانه به دلیل حجم بالای کاربران.

• مشکل در بارگذاری اسناد یا تایید پرداخت‌ها.
  🔹 راه‌حل: استفاده از ساعات کم‌ترافیک، بررسی اتصال اینترنت و ذخیره فایل‌ها با فرمت استاندارد.

✅ مغایرت اطلاعات با NTSW:

• اختلاف در تعرفه گمرکی یا مشخصات کالا بین ثبت سفارش و اظهارنامه.
  🔹 راه‌حل: بررسی دقیق اطلاعات قبل از ارسال و هماهنگی با کارگزار گمرکی برای اصلاح سریع.

✅ خطا در پرداخت:

• عدم ثبت رسید بانکی در سامانه EPL.
  🔹 راه‌حل: پیگیری از بخش پرداخت‌های سامانه و ارائه رسید به گمرک برای رفع مغایرت.

💡 نکته: پیشگیری از خطا با ثبت دقیق اطلاعات و استفاده از مشاوران آشنا با سامانه، بهترین راه برای جلوگیری از توقف پرونده است.

✅ مزایای استفاده از سامانه جامع امور گمرکی (EPL)

پیاده‌سازی سامانه EPL تحول بزرگی در فرآیندهای گمرکی ایران ایجاد کرده و مزایای زیادی برای واردکنندگان و صادرکنندگان به همراه داشته است:

🔹 کاهش زمان ترخیص: حذف فرآیندهای کاغذی و ثبت آنلاین اظهارنامه باعث تسریع در ترخیص کالا می‌شود.
🔹 شفافیت و ردیابی لحظه‌ای: تمامی مراحل پرونده از ثبت تا پرداخت و ترخیص در سامانه ثبت می‌شود و امکان پیگیری آنلاین وجود دارد.
🔹 هماهنگی با سامانه‌های دیگر: اتصال مستقیم با NTSW و بانک مرکزی باعث یکپارچگی فرآیند واردات و کاهش مغایرت اسناد می‌شود.
🔹 کاهش هزینه‌ها: کاهش مراجعات حضوری و بهینه‌سازی فرآیندها باعث صرفه‌جویی مالی برای تجار و کارگزاران می‌شود.

💡 نتیجه: EPL نه‌تنها یک ابزار نرم‌افزاری بلکه یک زیرساخت حیاتی برای مدیریت مدرن تجارت خارجی است.

⚖️ نکات حقوقی مهم در ثبت اطلاعات در سامانه EPL

ثبت اطلاعات در EPL فقط یک فرآیند فنی نیست؛ بُعد حقوقی آن اهمیت زیادی دارد زیرا داده‌های ثبت‌شده مبنای محاسبه عوارض و ارزیابی گمرکی قرار می‌گیرند.

✅ مسئولیت واردکننده و صادرکننده: تمامی اطلاعات اظهارشده مسئولیت قانونی دارد و در صورت مغایرت می‌تواند منجر به جریمه، توقیف کالا یا حتی پیگرد قانونی شود.
✅ تطابق اسناد: اطلاعات ثبت‌شده باید دقیقاً با فاکتور، لیست عدل‌بندی و ثبت سفارش NTSW تطبیق داشته باشد.
✅ بروزرسانی سریع: تغییر در مدارک شرکت یا مشخصات کالا باید فوراً اصلاح شود تا از بروز مغایرت و توقف پرونده جلوگیری شود.

💡 توصیه: استفاده از کارگزاران گمرکی حرفه‌ای و مشاوران حقوقی می‌تواند ریسک خطا را به حداقل برساند و امنیت حقوقی پرونده را تضمین کند.

📌 جمع‌بندی: چگونه سامانه EPL فرآیند واردات و صادرات را سریع‌تر و ایمن‌تر می‌کند؟

سامانه جامع امور گمرکی (EPL) امروز به عنوان هسته دیجیتال گمرک ایران عمل می‌کند و تمامی فرآیندهای واردات و صادرات را از ثبت اظهارنامه تا پرداخت و ترخیص یکپارچه کرده است. این سامانه با اتصال به سامانه جامع تجارت و بانک مرکزی باعث شفافیت در جریان کالا و ارز و کاهش ریسک‌های حقوقی و عملیاتی می‌شود.

برای واردکنندگان و صادرکنندگان، استفاده صحیح از EPL به معنای مدیریت سریع، دقیق و امن فرآیندهای گمرکی است. ثبت دقیق اطلاعات، رعایت نکات حقوقی، و همکاری با مشاوران حرفه‌ای می‌تواند فرآیند تجارت خارجی را روان‌تر و کم‌هزینه‌تر کند.

در نهایت، EPL نه تنها سرعت و دقت را افزایش می‌دهد بلکه پایه‌ای برای شفافیت و مدرن‌سازی تجارت خارجی ایران فراهم می‌کند و به همین دلیل، تسلط بر آن برای هر بازرگان یک ضرورت است.